Produire Relevé 31 : Le guide du propriétaire

Produire le relevé 31 fait partie des exigences de Revenu Québec à laquelle tous les propriétaires ou gestionnaires d’immeubles locatifs doivent se soumettre.

Cette procédure garantit la conformité et la transparence envers les locataires.

Comprendre les étapes et les meilleures pratiques de cette tâche permet de naviguer avec aisance dans les complexités fiscales et administratives. Notre guide offre un aperçu clair pour maîtriser ce processus indispensable.

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Comprendre le Relevé 31

Si vous êtes gestionnaire immobilier ou propriétaire d’un immeuble locatif, vous aurez, chaque année, à remplir le Relevé 31. Cela fait partie de vos tâches de fin d’année.

Ce document sert à informer Revenu Québec à propos de la situation de location d’un bien immobilier au 31 décembre de l’année visée.

Vous devrez détailler les informations suivantes:

le numéro de logement (unique);
le nombre de locataires
l’adresse complète du logement loué
le locataire concerné et son adresse dans le bas du formulaire
le propriétaire concerné et son adresse dans le bas du formulaire.

Le Relevé 31 pour la demande de crédit d’impôt pour solidarité

Les locataires utilisent le relevé 31 pour faire la demande de crédit d’impôt pour solidarité au moment de faire leur déclaration de revenus.

Période de production et de transmission : du 1er décembre au dernier jour de février

Techniquement, la période de production des relevés 31 commence le 1er décembre de chaque année. Toutefois, le relevé 31 doit être produit pour tout logement où un loyer a été payé ou était payable par un locataire ou un sous-locataire au 31 décembre. C’est pourquoi notre logiciel de gestion permet de produire les relevés 31 dans la première semaine de janvier.

Vous aurez jusqu’au dernier jour de février pour soumettre la copie 1 du relevé 31 (RL-31) à Revenu Québec. Parallèlement, vous devrez fournir la copie 2 (RL31.CS) aux locataires, assurant ainsi la conformité et la transparence.

Produire le relevé 31 : notre guide pratique

Vous devez produire un relevé 31 par logement. Si vous gérez 20 immeubles de 12 portes, vous devrez donc produire 240 relevés 31.

Voici comment vous y prendre en 3 étapes.

Étape 1 : La collecte des informations nécessaires

Avant de commencer la production du relevé 31, il est essentiel de rassembler toutes les informations nécessaires. Cela inclut :

Numéro de préparateur et numéros de relevés : Ces numéros vous sont fournis par Revenu Québec. Si vous avez déjà produit des RL31 dans les années précédentes, vous aurez déjà votre numéro de préparateur. À moins d’un changement significatif dans votre parc immobilier, vous n’aurez pas à en faire la demande chaque année.
Adresse de chaque logement : Assurez-vous d’avoir l’adresse complète de chaque appartement (numéro, rue, appartement).
Adresse des propriétaires : Enregistrez correctement l’adresse des propriétaires (numéro, rue, appartement).
Adresse des locataires : Vous aurez besoin de l’adresse complète de chaque locataire (numéro, rue, appartement).

Étape 2 : Remplir le formulaire du Relevé 31

Le remplissage correct du Relevé 31 est essentiel pour assurer la conformité avec les exigences de Revenu Québec. Voici les étapes à suivre pour remplir ce formulaire :

Le relevé 31 se compose de deux copies : la Copie 1 (RL-31), destinée à Revenu Québec, et la Copie 2 (RL-31.CS), réservée aux locataires.
Pour la Copie 1, indiquez l’année, le code de relevé (R pour un relevé original, A si modifié, D si annulé), le nombre de personnes ayant signé le bail (case B), et l’adresse du logement (case C). N’oubliez pas d’indiquer votre adresse et de signer en bas du relevé.

Pour la Copie 2, reportez les informations de la Copie 1 aux endroits appropriés, notamment les informations du locataire en bas du document avant la signature.

Vous pouvez remplir le Relevé 31 de 3 façons :

Utilisez le portail en ligne sur le site Internet de revenu Québec disponible dès le 1er décembre.
Recourez à un logiciel approprié répondant aux spécifications de Revenu Québec. Notez que vous pouvez impartir la préparation de vos relevés 31 ainsi que de vos T4 et Relevés 1 à Hopem.
Ou remplissez-le sur papier si nécessaire

Notez qu’il est aussi possible d’obtenir le relevé 31 par téléphone.

Étape 3 : envoie du Relevé 31 à Revenu Québec

Après avoir soigneusement rempli le Relevé 31, l’étape suivante est son envoi à Revenu Québec. Voici comment procéder :

Par voie électronique :

Pour ceux qui produisent plus de 50 relevés, l’envoi doit se faire obligatoirement par Internet, soit via un fichier XML en utilisant un logiciel certifié ou le service en ligne de Revenu Québec.
Si vous produisez moins de 51 relevés, l’envoi peut se faire soit par Internet ou par la poste.

Envoi papier :

Pour l’envoi papier, adressez vos relevés à l’adresse postale de Revenu Québec.
Assurez-vous de conserver une copie des relevés pour vos dossiers.

Vous devrez remettre la copie 2 du relevé (RL-31.CS) à chaque locataire et sous-locataire dont le nom et l’adresse se trouvent sur la copie 1 que vous avez produite pour le logement. Vous pourrez les leur transmettre en personne ou leur envoyer par la poste. Attention, pour les transmettre par voie électronique, vous devrez avoir obtenu leur consentement au préalable.

Les relevés 31 devront être envoyés à Revenu Québec et remis aux locataires au plus tard le dernier jour du mois de février. Des pénalités seront appliquées pour les retards.

FAQ

Qui doit produire le Relevé 31 ?

Le relevé 31 doit être produit par tout propriétaire (individu ou société de personnes) d’un immeuble qui a loué un logement, à condition qu’un loyer ait été payé ou dû au 31 décembre de l’année concernée.

À quoi sert le Relevé 31 ?

Le Relevé 31 informe Revenu Québec sur l’occupation des logements au Québec, essentiel pour le crédit d’impôt de solidarité et la transparence fiscale des locataires. Il sert également aux locataires souhaitant demander le crédit d’impôt pour solidarité.

Quels types d’habitations obligent la production d’un relevé 31 ?

Un relevé 31 est requis pour tout logement au Québec (maisons, appartements, chambres, etc.) si :

Un loyer était payé ou payable le 31 décembre de l’année concernée.
Le logement n’est pas subventionné ou à loyer modique (par exemple, HLM ou logements se trouvant sous un programme de la Société d’habitation du Québec).
Il ne se trouve pas dans un établissement hospitalier, un CHSLD, un centre de réadaptation, ou un centre en vertu de la Loi sur les services de santé et les services sociaux pour les autochtones et cris.
Il n’est pas dans un immeuble offrant des services de ressource intermédiaire ou familiale.
Pour les chambres dans une résidence privée (habitation familiale), un relevé est nécessaire si plus de deux chambres sont louées, ou si la chambre a une sortie extérieure ou des installations sanitaires indépendantes (salle de bain).
Il n’est pas une chambre louée pour moins de 60 jours dans un établissement hôtelier ou une maison de chambre.